Facturation électronique : activer votre Plateforme Agréée et envoyer vos factures

Depuis la réforme en vigueur, les factures destinées à vos clients professionnels français ne peuvent plus être de simples PDF envoyés par e-mail. Elles doivent désormais transiter par une Plateforme Agréée, au format Factur-X.

 

- Qu'est-ce que le Factur-X ?
C'est un PDF tout à fait ordinaire — lisible par n'importe qui — dans lequel est intégré un fichier informatique contenant les données de la facture. Votre client voit un document PDF classique, et son logiciel de comptabilité peut en lire les montants automatiquement, sans ressaisie.

1. Ce que fait Link pour vous

Link s'occupe des deux étapes :

1. Il génère automatiquement vos factures au format Factur-X, à chaque impression ou envoi.
2. Il les transmet à la Plateforme Agréée, qui se charge de les acheminer vers votre client et l'administration fiscale.

 

2. Avant de commencer

L'activation contrôle l'identité de votre société. Vérifiez d'abord que sa fiche est complète.

2.1 Sur la fiche de votre société

Ouvrez Paramètres société et vérifiez que les champs ci-dessous soient renseignés :

 

 

 

2.2 Sur la fiche de vos clients

Pour pouvoir émettre une facture électronique vers un client, Link a besoin d'au moins l'un de ces trois éléments sur sa fiche :

• - Une adresse e-mail
• - Un numéro SIRET (si client professionnel)
• - Un chemin de facturation (voir la section dédiée ci-dessous)

3. Étape 1 — Créer le compte de votre société sur la plateforme

1. Ouvrez la fiche de votre société : Paramètres société pour votre propre société, ou la fiche de l'adhérent concerné.
2. Cliquez sur le bouton Pennylane, en bas de la fenêtre
3. La fenêtre présente deux actions ; choisissez la première, « Associer / créer votre compte Pennylane ».
   
   
   
   
4. Renseignez les informations du dirigeant : - Prénom du dirigeant - Nom du dirigeant - Email du dirigeant - Téléphone du dirigeant
   
   
   La raison sociale et le SIREN sont rappelés dessous, en lecture seule : ils proviennent de la fiche société et servent de contrôle. S'ils sont erronés, corrigez la fiche société avant de continuer.
5. Cliquez sur Activer.

La fenêtre passe alors sur une étape de progression, « Création du compte Pennylane », puis affiche le résultat.

Ce que vous devez voir :

• En cas de succès :

• Si la société était déjà connue : « Votre société est déjà enregistrée auprès de Pennylane ». C'est normal : l'opération peut être relancée sans risque, elle ne crée pas de doublon.
• Si le statut n'est pas encore « activé », un encart précise : « L'activation n'est pas encore validée par le client : un e-mail de Pennylane lui a été envoyé pour la finaliser. » Le dirigeant doit alors ouvrir cet e-mail et suivre le lien pour terminer l'inscription.

• En cas de refus

Si la fiche société est incomplète, Link affiche « La fiche de votre société est incomplète. Corrigez les points suivants avant de réessayer » et liste précisément ce qui manque. Corrigez la fiche, puis relancez l'activation.

Activation sur Pennylane

Sur le mail de confirmation de Pennylane, cliquer sur le lien pour activer votre compte.

Vous devrez rentrer vos informations (email, mot de passe associé) :

Lors de votre connexion un SMS avec un code de vérification vous sera envoyé sur le numéro de téléphone renseigné précédement (exemple ci-dessous) :

Une fois cette activation faite, vous êtes connecté a Pennylane.

Sur la Plateforme il vous sera demandé de vous identifier pour faire le lien avec votre société.

Vous devrez suivre les 4 étapes suivantes :

1. Comment vous souhaitez utiliser votre PA (case a cocher)

• Pour la réception ET l’émission de vos factures
• Pour l’émission UNIQUEMENT

1. Confirmation de votre SIREN
2. Vérification de votre identité (renseignement du nom du dirigeant et de sa date de naissance)
3. Signature du formulaire de désignation (signature électronique)

 

4. Les chemins de facturation (facultatif mais recommandé)

Pour les clients professionnels, certaines grandes entreprises ou administrations reçoivent leurs factures sur un service précis (une direction, une agence, un établissement). Le chemin de facturation désigne le chemin qu’emprunte une facture depuis sa création jusqu’a sa réception, du client à l’administration.Il ressemble à : 12345678900011.03.05.

• Où le saisir

Pour l’émission de vos factures il faut remplir les champs suivants :

Sur la fiche de vos clients :

Ou dans la fiche chantier si le chemin de réception est différent de la fiche client :

Pour la réception de vos factures il faut remplir ces champs :

Dans les paramètres sociétés :

Ou sur la fiche agence (à savoir que ce chemin peut changer selon les agences) si différents des paramètres sociétés:

Ou, pour des cas spécifiques, sur certaines factures directement :

Sur chaque facture, deux champs sont disponibles : Chemin émetteur et Chemin destinataire. Ils sont pré-remplis automatiquement avec la valeur la plus adaptée, et restent modifiables même sur une facture verrouillée.

• Format accepté

Seuls les lettres, chiffres, point, tiret et souligné sont admis. Si vous saisissez un caractère interdit, le champ signale : « Caractères autorisés : lettres, chiffres, point, tiret et souligné (ex. 12345678900011.03.05) ». En particulier, remplacez les barres obliques / par des points.

• Si vous ne renseignez rien

Link gère seul, en cherchant dans l'ordre :

• destinataire : chemin de la facture → chantier → client → tiers payeur → SIRET du client → SIRET du tiers payeur → e-mail du client ;
• émetteur : chemin de la facture → agence → société → SIRET → e-mail de la société.

Vous n'avez donc à renseigner un chemin que si votre client vous en a expressément communiqué un.

5. Étape 4 — Envoyer une facture à la Plateforme Agréée

1. Sélectionner la facture concernée.
2. Cliquer droit sur l'action « Envoi de la facture à la Plateforme Agréée ».
3. Patientez : Link produit le PDF Factur-X, le dépose sur la plateforme et demande sa transmission.
4. Le message « La facture a bien été transmise à Pennylane » confirme l'opération.

• Ce qui est envoyé

Le document envoyé est exactement celui que vous imprimez — même numéro, mêmes montants, mêmes lignes. Les factures d'acompte et partielles sont transmises avec le montant réellement facturé..

• Clients particuliers

Une facture adressée à un particulier suit un circuit différent : elle n'est pas remise à un destinataire professionnel, mais déclarée à l'administration (e-reporting). Link gère cette distinction automatiquement, selon que votre client possède ou non un SIRET.

 

6. Messages que vous pouvez rencontrer