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La GED (Gestion Électronique de Documents) vous permet d'associer des fichiers numériques à vos documents commerciaux et à vos fiches clients : photos de chantier, plans, courriers, pièces justificatives, etc. Vos fichiers sont organisés en dossiers et peuvent être rattachés à un ou plusieurs documents (devis, commandes, factures…).
Deux façons d'y accéder :
- Depuis la fiche client : ouvrez la fiche du client, puis accédez à l'onglet « Fichiers ».
- Depuis un document (devis, commande, BL, facture, achat) : cliquez sur le bouton « Autres actions » dans la barre d'outils, puis sélectionnez « Importer un fichier ».
Deux méthodes possibles pour importer :
- Glisser-déposer : Depuis votre explorateur de fichiers, glissez directement vos fichiers dans la zone centrale de la GED.
- Bouton « Importer fichier » : Cliquez sur le bouton vert dans la barre d'outils, puis sélectionnez vos fichiers depuis la boîte de dialogue.
💡 Bon à savoir : Si un fichier ne peut pas être enregistré dans la GED (fichier trop volumineux ou format non accepté), un message s'affiche automatiquement pour vous en informer.
Ce message précise le nom du fichier concerné ainsi que la raison du rejet (dépassement de la taille maximale autorisée, format de fichier non supporté, etc.).
Vous pouvez ainsi corriger la problématique avant de réessayer l'import.
Pour information : Vous pouvez suivre votre consommation grâce à la barre de stockage affichée dans le panneau des fichiers liés :
🟢 Vert (< 80%) — Usage normal.
🟠 Orange (80-90%) — Attention, espace limité.
🔴 Rouge (> 90%) — Critique, pensez à libérer de l'espace.
Besoin de plus d'espace ? Si votre espace de stockage devient insuffisant, vous pouvez demander une augmentation en cliquant sur ce bouton :
Certains bandeaux d’information peuvent vous permettre d’accéder à une demande d’augmentation de stockage.
Organisation de la Gestion des documents : La GED est organisée en 3 onglets :
1. Documents de la vente : Documents partagés pour toute la vente/affaire. Tous les fichiers déposés ici sont accessibles depuis n'importe quel document (devis, commande, facture, BL) de la même vente.
2. Documents du (devis/commande/facture) n°… : Documents spécifiques au document en cours (photos de chantier, plans, croquis, etc.).
⚠️ ATTENTION : ces documents sont propres à ce document et ne se transfèrent pas automatiquement vers les documents suivants.
En plus de cette organisation, la GED vous permet d’épingler vos fichiers à un document spécifique.
Cela vous permet de :
- Visualiser rapidement les fichiers épinglés qui seront regroupés dans un panneau latéral dédié (« Documents épinglés à la vente »), et de retrouver instantanément les documents les plus importants sans avoir à naviguer dans l'arborescence des dossiers.
- Pièces jointes automatiques à l'envoi de mail : Lorsque vous envoyez un e-mail depuis un document (devis, commande, facture…), tous les fichiers épinglés sont automatiquement ajoutés en pièce jointe.
Pour épingler :
- Sélectionner le fichier puis Cliquer sur le symbole « Épingler le fichier à la vente »
- Vous pouvez également épingler un dossier via un clic droit sur le dossier dans l'arborescence
Pour désépingler un fichier, faites un clic droit et cliquer sur « Désépingler le fichier de la vente » ou alors cliquer sur le symbole à droite.
Comment supprimer un fichier ?
- Sélectionnez un fichiers dans la liste
- Faites un clic droit et choisissez « Supprimer ».
- Une boîte de confirmation apparaît, listant les fichiers concernés.
- Confirmez pour procéder à la suppression.
Vous pouvez également cliquer sur la poubelle à droite de la ligne.
⚠️ Attention : La suppression est définitive et irréversible. Le fichier est supprimé du stockage