.png?width=256&height=120&name=Link%20double%20(1).png)
Pour fonctionner, la signature électronique a besoin de quelques informations relatives à votre entreprise et à votre fonctionnement. En quelques questions, vous pouvez y répondre et ainsi être prêts à signer avec vos clients de façon digitale.
Première étape, rendez-vous dans les " paramètres société " :
Dans l’arborescence de gauche, cliquer sur “ Signature électronique ”, cet écran s’affiche.
Liste des paramètres nécessaires :
Délai pour signer (nbre de jours) : Il est possible de gérer le délai de mise à disposition du document pour signature client. Généralement, on est aux environs de 2 à 5 jours pour des actions commerciales en B to C, mais il est possible d’aller au-delà.
Création automatique de la commande :
Oui si on souhaite le basculement du devis en commande.
Non si on souhaite basculer après signature le devis en commande par une action manuelle.
Création automatique de la commande achat : dans le contexte SAAS, le NON est conseillé, car il est possible qu’il y ait plusieurs fournisseurs dans une même commande client et donc des délais différents.
Oui, génèrera directement les commandes achat destinées aux fabricants.
Avertissement : la génération des commandes achat ne fait pas l'objet d'un envoi automatique de ces commandes à vos fournisseurs. L'envoi devra se faire manuellement.
Archiver automatiquement le devis :
Oui procède à l’archivage du devis et permet ainsi une consultation dans le contexte du devis grâce à un pictogramme d’accès rapide au document :
Non bloque l’archivage du devis.
Nombre de jours d’intervalle entre les rappels : Si un client ne signe pas tout de suite un devis proposé en signature électronique, le système Yousign peut renvoyer des mails de rappel pour inciter à la signature. La valeur doit être définie à 1, 2, 7 ou 14.
L’intervalle détermine combien de jours séparent les rappels de signature.
Nombre de rappels : En complément du paramètre précédent, ce paramètre indique combien de fois le client va être relancé pour signature.
Mail de sécurité : Il est utile pour le cas où un rédacteur de devis n’aurait pas son adresse mail personnelle rattachée à sa fiche et donc pas de mail de réponse proposé à la signature.
Par exemple : un commercial en période d’essai peut être dans ce cas-là. Il est alors prudent de mettre une adresse générale de l’entreprise en sécurité, ex : contact@entreprise.com
Adresse mail de suivi de signature : un peu sur le même principe, cette adresse mail recevra quelle que soit la source les éléments liés à la signature électronique pour information, archivage etc.
Maintenant que votre signature électronique est paramétrée, vous pouvez l'utiliser, pour savoir comment cliquez ici
Signataires :
Non défini : Par défaut le signataire est seulement le client
Vendeur et client : Les deux parties doivent signer le document. (un mail sera envoyé aux deux parties). Cette option est recommandée si vous souhaitez garantir une validation des deux côtés avant l’exécution d’une commande ou d’un contrat.
Client : Seul le client est requis pour signer le document. Cela permet de simplifier la démarche, notamment si la validation interne côté vendeur n'est pas nécessaire ou déjà gérée.